Gemeinden sind häufig budgetgebunden und werden besonders streng beobachtet, wenn es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften geht. Der Einblick darin, was für wen und auf welche Weise ausgegeben wird, kann immer verbessert werden. VendorLink bietet eine Lösung zur Verbesserung dieses Einblicks.

Diese Vertragsinformationen können außerdem der erste Schritt zur Steigerung der Rechtmäßigkeit sein. Rechtmäßigkeit spielt im öffentlichen Auftragswesen und somit bei Vergabeverfahren eine große Rolle. Diesen Prozess allerdings übersichtlich darzustellen, ist recht kompliziert. In VendorLink haben Sie beide Elemente, nämlich die Ausgaben und die geschlossenen Verträge, zusammen in einem System. VendorLink bietet Analysen, die ermitteln, inwieweit Ihre Organisation rechtmäßig beschafft.

Indem Sie Vertragsdaten in VendorLink mit dem richtigen Lieferanten verknüpfen, bekommen Sie einen Einblick in die Ausgaben, die innerhalb und außerhalb eines Vertrages getätigt wurden. Wenn innerhalb eines Vertrages beschafft wurde, bedeutet dies, dass Absprachen über den Preis und andere Bedingungen getroffen wurden. Sie können die Contract Compliance im Laufe der Zeit messen, um auf diese Weise Verbesserungen zu erreichen und vermehrt im Rahmen eines Vertrags zu beschaffen.

Die ABC-Analyse ist der erste Schritt bei der Ausgabenanalyse und im Gemeindewesen sehr bekannt. Bei der ABC-Analyse ist es wichtig, nicht nur den Kopf, sondern auch den Schwanz zu betrachten, denn dort finden sich viele kleine Lieferanten, die für ein hohes Rechnungsaufkommen sorgen. Die ABC-Analyse innerhalb von VendorLink zeigt nämlich nicht nur an, welche Lieferanten im Hinblick auf das Beschaffungsvolumen die größten sind, sondern stellt gleichzeitig Informationen zur Anzahl der Rechnungen, die verarbeitet werden mussten, bereit. Eine hohe Anzahl von Rechnungen verursacht Zusatzkosten und einen erhöhten Arbeitsaufwand.

In staatlichen Einrichtungen mangelt es häufig an einem detaillierten Überblick über die Gesamtausgaben, wie etwa für: flexible Arbeit, gebäudespezifische Kosten und Büroeinrichtung. Innerhalb von VendorLink können Sie der bekannten Pianoo-Einkaufspaket-Einteilung schnell und einfach Lieferanten zuweisen. Mithilfe dieser Einkaufspakete können Sie sehen, wie viel Sie als Organisation insgesamt innerhalb Ihrer wichtigsten Pakete ausgeben.

„Social Return“ ist ein Thema, das bei Behörden hoch im Kurs steht. Eine Rückführung an die eigene Gemeinde und Region hat einen hohen Stellenwert. Die Möglichkeiten, diese Rückführung schnell zu erkennen und zu überwachen, sind jedoch begrenzt. Innerhalb des Moduls Spend Management wird anhand einer Landkarte dargestellt, in welchen Postleitzahlengebieten Geld ausgegeben wurde, so dass Ihr „Social Return“-Grad messbar ist.